Penataan Arsip Inaktif di Kantor BPKHTL Wilayah VII Makassar

Oleh: Ari Puspitasari (Arsiparis Penyelia) 

Setiap harinya Organisasi Pemerintah maupun Swasta melaksanakan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi yang dilaksanakan menghasilkan berbagai jenis arsip. 

Menurut undang-undang nomor 43 tahun 2009 arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, Lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 

Arsip dibagi menjadi 2 (dua) ketegori, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 

Arsip dinamis dibagi menjadi 2 (dua) arsip aktif dan arsip inaktif. arsip vital adalah arsip yang keberadannya merupakan persyaratan dasar bagi pencipta arsip dan tidak tergantikan. 

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 

Seiring dengan berlangsungnya kegiatan administrasi maka jumlah arsip pada organisasi semakin bertambah. Jika tidak dikelola dengan baik, arsip akan semakin menumpuk, tidak dapat ditemukan dengan cepat dan tidak memberikan informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi. Sesuai dengan peraturan Sekretaris Jenderal Kementerian Lingkungan Hidup dan kehutanan Nomor P.5/SETJEN/ROKUM/KUM.1/8/2018 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Penataan Berkas Lingkup Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. 

Setelah membaca regulasi diatas. Begini penataan arsip inaktif pada unit kearsipan Balai Pemantapan Kawasan Hutan dan Tata Lingkungan Wilayah VII Makassar (BPKHTL), beralamat di Jalan Prof. Dr. Abdurrahman Basalamah I Panaikang Makassar. 

Dimulai dari melakukan pemeriksaan arsip inaktif yang dipindahkan. Kegiatan ini memeriksa kesesuaian antara daftar arsip inaktif yang dipindahkan  dari Subag Tata Usaha dan Seksi. 

Pemindahan isi informasi arsip inaktif yaitu memindahkan isi informasi arsip inaktif ke dalam excel yang digunakan pada unit kearsipan. 

Pembuatan daftar arsip inaktif yang disimpan. Kemudian pemindahan berkas dari folder ke kertas kissing dan penomoran arsip, yaitu berkas arsip dikeluarkan dari folder, kemudian dibungkus dengan kertas kissing dan diberi label nomor arsip pada ujung kanan atas. 

Untuk arsip yang berbentuk buku tidak perlu dibungkus dengan kertas kising, cukup diberi label nomor pada sampul depan buku tersebut 

Pembungkusan arsip dengan kertas kissing dan penomoran arsip 

Penataan berkas arsip inaktif ke dalam boks arsip sesuai dengan urutan nomor. 

Menata berkas arsip inaktif dimulai dari arah belakang ke depan, sehingga nomor terkecil ada dibelakang 

Penataan berkas ke dalam boks arsip, berupa pemberian label pada boks. 

Menempelkan label pada boks arsip yang memuat informasi pemilik arsip, nomor berkas/nomor arsip, nomor boks dan tahun terciptanya. 

Penempatan boks pada lemari arsip dengan menempatkan boks arsip pada lemari arsip dari rak paling atas ke bawah.